INFORMATIVA EX ART. 13 REGOLAMENTO 679/2016 (nel seguito “GDPR”)
In adempimento a quanto disposto dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, il Politecnico di Milano, nella figura del Direttore Generale su delega del Rettore pro-tempore (Titolare del trattamento), con sede in Piazza Leonardo Da Vinci n. 32, Milano (di seguito, "Politecnico"), desidera fornirLe le seguenti informazioni circa il trattamento cui saranno sottoposti i Suoi dati personali. Il trattamento dei Suoi dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, e verrà realizzato tutelando la Sua riservatezza, i Suoi diritti e libertà fondamentali, nel rispetto della vigente normativa in materia di sicurezza e protezione dei dati personali. In particolare, La informiamo di quanto segue:
1.Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati da Lei forniti a Politecnico, quali dati anagrafici ed eventualmente bancari (ove la formazione o l’evento fossero a pagamento), è finalizzato:
- alla partecipazione a XIII Congresso Nazionale AICIng | II Congresso Nazionale della Divisione di Chimica per le Tecnologie - SCI | Milano 2023 dal 25 al 28 giugno 2023 (da ora l’”Evento”);
- alla gestione dei pagamenti e degli adempimenti fiscali e di fatturazione;
- all’adempimento di tutti gli ulteriori obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o da normative comunitarie, nonché da disposizioni impartite da autorità o da organi a ciò autorizzati;
- all’organizzazione delle attività collaterali all’Evento, quali aperitivo di benvenuto e cena sociale, con scelta del menù secondo il proprio regime alimentare;
- alla realizzazione di foto e video dell’evento, per la pubblicazione sul sito web dell’evento, nonché altre comunicazioni informative e promozionali delle attività legate all’evento.
Il conferimento dei dati per le finalità descritte ai punti (i) (ii) e (iii) è necessario ed il rifiuto di fornirli comporterebbe la impossibilità per ciascuna delle parti di gestire correttamente la Sua iscrizione e partecipazione all’evento e per Lei quella di partecipare.
Il conferimento dei dati per la finalità descritta dal punto (iv) è facoltativo, libero e sempre revocabile. Il mancato conferimento, pur non impedendo la partecipazione all’Evento e alle attività collaterali, comporterà l’impossibilità da parte del Titolare di garantire la presenza e la scelta del menù di preferenza.
Il conferimento dei dati per la finalità descritta dal punto (v) è facoltativo, libero e sempre revocabile. Il mancato conferimento, pur non impedendo la partecipazione all’Evento, comporterà l’impossibilità di utilizzare foto e video dell’evento in cui Lei sia riconoscibile.
2. Modalità di trattamento
Il trattamento dei Suoi dati personali potrà comprendere tutte le operazioni o complesso di operazioni considerate dalla legge quale trattamento. Il trattamento avverrà mediante strumenti cartacei, informatici e/o telematici, con logiche e forme in osservanza alle vigenti disposizioni che impongono l'adozione di misure idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato.
3. Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento per le finalità di cui ai punti (i) (ii) e (iii) del paragrafo 1) è l’assolvimento di compiti istituzionali e di interesse pubblico volti a diffondere la conoscenza della innovazione e ricerca scientifica e universitaria del Politecnico.
La base giuridica del trattamento per le finalità di cui ai punti (iv) e (v) del paragrafo 1) è il consenso dell’interessato, connesso nel primo caso alla Sua volontà di esprimere una scelta relativa al menù degli eventi collaterali dell’Evento e nel secondo caso alla Sua volontà di concedere la possibilità di pubblicare foto e video dell’evento in cui Lei sia riconoscibile.
4. Tempi di conservazione
I suoi dati per le finalità di cui ai punti (i), (ii) e (iii) verranno conservati per il periodo di tempo necessario previsto dalle legge per esigenze di tipo contrattuale e fiscale e comunque non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto/contratto in essere fra Lei e il Politecnico, in ragione della prescrizione legale dei diritti, per gestire le fasi del rapporto contrattuale e per risolvere altre questioni che dovessero sorgere (ad esempio riguardanti eventuali controversie e la difesa degli interessi reciproci), nonché per adempiere agli obblighi di conservazione previsti dalle leggi ivi inclusi gli obblighi di conservazione prescritti in materia di rendicontazione. Nel caso di Evento che sia beneficiario di contributi pubblici i dati verranno conservati per il periodo (infra il “periodo di necessaria conservazione”) di 10 anni dalla data della necessaria rendicontazione da effettuare nei confronti del soggetto finanziatore e/o che ha istituito il bando o il finanziamento; o per il diverso maggior periodo di conservazione che fosse eventualmente imposto da disposizioni di legge o di natura regolamentare (la data di decorrenza del periodo di necessaria conservazione potrà quindi essere successiva alla data di cessazione del rapporto negoziale o contrattuale).
5. Comunicazione dei dati
Il personale del Politecnico potrà avere accesso e trattare i suoi dati in qualità di persona autorizzata o responsabile del trattamento per l'espletamento delle funzioni di competenza. I suoi dati personali potranno altresì essere comunicati, per il perseguimento e nei limiti delle finalità previste, a Fondazione Politecnico in qualità di Responsabile del trattamento ex art. 28 e a soggetti terzi per adempiere ad obblighi contrattuali ed a svolgere compiti istituzionali di pubblico interesse, sempre all’interno della Unione Europea. I suoi dati saranno inoltre comunicati al soggetto, società o ente che opererà, con mezzi autonomi, per le finalità di promuovere l’Evento ovvero che potrà gestire alcune fasi della organizzazione degli stessi, nel proprio interesse o nell’interesse di Politecnico e di Fondazione Politecnico.
6. Diritti dell’interessato
In relazione al trattamento dei dati suindicato, Lei potrà esercitare i diritti richiamati nell’art. 13 GDPR 679/16 come meglio espressi negli artt. 15-16-17-18-20-21 e 22 GDPR 679/16 e nello specifico Lei avrà diritto di:
- ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
- chiedere l’accesso ai dati personali, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
- ottenere l'aggiornamento e la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
- opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di comunicazioni istituzionali.
- ottenere la cancellazione e la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
- revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca, nei casi previsti dalla legge;
- proporre reclamo a un’autorità di controllo;
- ottenere l'attestazione che le operazioni di cui ai superiori numeri 4 e 6 sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
L’Interessato potrà esercitare i diritti di cui sopra, inviando una comunicazione: a Politecnico di Milano, con sede in Piazza Leonardo Da Vinci n. 32, Milano ovvero scrivendo alla email privacy@polimi.it.
